本日ツイッターで会議の方法が話題になりました。そこでは少し呟いたのですが、私の会議の方法についてブログでも少しまとめてみます。
会議は議題について、判断して結論を出すことが目的です。
この最終目的を実現するには、どうすれば良いのかを考える必要が有ります。
日本の伝統的な会議方法は、聖徳太子の１７条憲法の精神「和をもって尊しとなす」を曲解するあまり、ダラダラと時間を取られる会議が多いと感じていました。
私が２年前から宮城会で実施している会議の方法を以下に箇条書きします。
１．会議は開始時刻だけでなく、終了時刻も宣言する
開始時刻だけでなく終了時刻を宣言することにより、拘束時間がハッキリし、その後の予定が入れられます。いつ終わるか分からないから、その前に仕事を入れたくなり、遅刻者が増えます。
「遅刻者がいなければ確実に終了時刻が守れる」との共通理解があれば、遅刻者は無くなるはずです。
もちろん、会議終了予定時刻が延長になりそうなことが有ります。
その時でも、できるだけ時刻を守る努力をし、それでも「建設的な」議論が尽きなければ、再度参加者の了解を得て、終了時刻を再宣言します。
２．途中休憩時刻も宣言して、できるだけ守る
会議中見られる光景として、参加者が携帯電話で中座したり、トイレで中座したりすることがあります。これも途中「何時ごろに休憩を入れる」と最初から宣言すると、参加者もそれまで待てます。いつ休憩になるか分からないから、中座したくなるのです。
そのかわり余程のことが無い限り、中座は認めません。会議では参加者全員がいないと議論はできませんので。
３．当日配布資料はできるだけ避ける
会議は勉強する場でもなく、ダラダラつぶやく場でもないのです。
会員のために決断をする場所です。
資料は事前に配布し、参加者は当然に目を通し、会議に参加するときには、既に意見を持って会議に参加してもらいます。
どうしても当日配布せざるを得ない場合には、その提案者は配布しながら丁寧な解説を一緒にすべきです。
４．議論よりもまず報告に力を入れ、共通理解のベースをつくる
議論がかみ合わないときは、意見が違うのではなく、共通理解のベースが違っているのです。
普段から私たち土地家屋調査士周辺の状況や社会経済の状況などに気を配っておいて、はじめて同じ土俵で議論ができるのです。ある意味参加者同士の勉強が足りないのです。
私が会長に就任した最初の１年間の会議の冒頭では、たくさんの時間を戴きました。
３０分以上、当日の会議に必要な資格周辺事情や日調連の方向性など、研修会のように会議の冒頭で説明しました。
同じ理由で、私が主催する会議では、各自の報告事項に力を入れています。
よく「報告事項は書類も見てください」と処理されることが多いのですが、私は「報告はしっかりと、しかも背景まで含めて報告（解説）するように」と、提案者にはお願いしています。
共通理解のベースが一致していれば、大抵の議題で建設的な反対意見は出ても、不毛な議論にはならないはずです。
５．議題は「○○について」ではなく「○○をこのように処理する件」と提案する
議題の提出の仕方だけでも会議の段取や内容が変わります。
「○○について」という提案だと、ダラダラと関係ない話題にもなりがちです。
会議ではなく、なんらかの勉強会ならそれも意義が有りますが、会議は何かを決める場です。
提案者は「○○をこのように処理したい」という意思を明確にして、皆さんの意見を聴取すべきです。
