皆さん名刺管理はどうしているでしょうか。ビジネスマンとして永遠の課題かも知れませんね。
一年ほど前に私の方法をブログで書きましたが、最近、続けて名刺管理についてご質問を戴くことが有ったことと、私の方法自体のニュアンスが少し変わってきたので再度紹介致します。
私は過去本当にたくさんの方法を試してきました。
当然最初は紙のまま市販の名刺ファイルで管理をしました。
最初は、日付順か、氏名の５０音順か、職業の５０音順か、職業の業種別にファイルするかで悩んだ訳です。
利用する場面や人間の記憶から考えれば、日付順が一番検索性が良いと思います。それでも、例えば「愛媛県土地家屋調査士会に所属している人で名刺を戴いている人」と絞ろうとすると日付順管理では無理です。
結局名刺を３枚にコピーして、３種類のそれぞれのファイルを作りました。
３種類のファイルが有ると、とても検索性が良かったのですが、一度にもらう名刺が増えると面倒でしたし、相手の役職が変わったりしたときの名刺を更新するときにも3種類すべて更新しなければならないので、とても面倒でした。
紙の限界も感じていたので、時代の進化とともに、あらゆるコンピュータの名刺管理ソフトも試しましたし、あらゆるPDAも試しました。コンピュータで管理していたときは、外出先では検索しにくいです。そこでリアルタイムに印刷した紙で持ち歩いたりしましたが、人数が多くて多くのページを持ち歩くことで嫌になりました。
またPDAで管理したときは持ち歩きやすいのですが、その機種に依存したデータ形式になることが多く、機種を変更すると以前の入力データの大半が無駄になることが多かった記憶があります。
コンピュータによる名刺管理ソフトでも、紙のままフォルダーに入れていても名刺の管理はできます。問題は、その名刺データをどんな場面で呼び出すかで決まると思います。たとえばコンピュータの無いところでも検索が必要か。その呼び出すデータは名前と電話番号だけ検索できれば良いのか。それなら携帯電話のデータベースでも済みますね。
また名刺内のロゴやマークや顔写真、またそれらのレイアウトという画像情報も本来は欲しい情報だと思っていますので、名刺からテキストデータだけ抜くのも少し物足りないことでもありました。
どちらにしても、名刺に限らずあらゆるデータベースは、入力の面倒さに見合う検索のメリットが無ければ、長続きしません。
そしてその検索のメリットは、人によりそれぞれ異なるのでしょう。
最近の私は、名刺をスキャンしてEvernoteに送ります。EvernoteならPCでもMacでもスマホでもどんな場面でも使えますので、名刺だけでなく、他のEvernote に送っている公私混同データと一緒に検索できます。もちろん私のため込んだ名刺交換した人達の顔写真と一緒に検索結果として出てきます。
具体的には、名刺をスマホで写真撮影し、相手が良ければその方の顔写真も撮影します。それを、
画像のままEvernoteにアップします。そして何も整理しません。
Evernoteに登録した日で検索できますし、Evernoteのプレミアム会員になれば画像の中の文字も勝手にOCRテキスト化して検索してくれます。
私の仕事上の事件名や依頼主や交友関係や日時などのタグを名刺にも付けておくと、関連データと一緒に検索されます。
これらのデータが、スマホなどのEvernoteで検索すると、２４時間どこにいても手に入るのです。
過去の名刺をどうするかですが、私の場合は時間のあるときに過去の名刺をスキャンしてPDF形式で保存して、Evernoteに送ります。ただし、2年以上前の名刺データは、相手の環境が変わっていることが多いので、無理にデータ化しません。
データベースは過去のものから一気に構築しようと思わずに、その日に入った名刺を必ずデータ化していくだけで良いと思っています。なにしろ本当に利用したいと思う名刺データは、大抵３ヶ月以内のものだからです。
ここ一年の名刺管理がEvernoteだけにシフトしてきた理由は、私のEvernoteの使い方が変わってきたことと、複合機だけでなくスキャナー専用機を買ったことが大きいと思っています。
このスキャナー専用機については後日ブログで紹介します。
また、私の仕事の仕方も含めて、Evernoteをどのように利用しているかについては、何かの機会にお伝えしたいと思っています。
