資料と言っても、まずは残すべき資料と、廃棄しても構わない資料があります。
廃棄するにしてもシュレッダー等で内容を読めなくすべきものと、そのまま廃棄できる資料があります。
その辺の判断と整理からです。
そして残すべき資料も原本で残しておかなければならないものと、電子データにすれば良いものがあります。
またその資料も今も今後も何かと活用しているものと、とりあえず残していて必要な時に検索して取り出せるようにするものに分けます。（これは本来分ける必要がないはずなのですが、アップするクラウドサービスを分ける必要があるからです。後述）
様々な書籍や文書を電子データにするには、まず製本を分解し、スキャンをします。
私は、スキャン後の電子データの形式をXDW（ドキュワークス）やePUB（電子書籍）を利用していた時期もありますが、今はすべてPDFにしています。あらゆる環境で閲覧が可能だからです。
このスキャンについてはScanSnapを使っているのですが、このスキャナーの話しは後日にしましょう。
その製本を分解するのに簡易な道具を使っていたのですが、時間がかかっておりました。
１回１冊程度をスキャンする程度だったので、それでも我慢していたのですが、今回抜本的に整理するために、厚い製本を分解するための裁断機として導入したのがDurodex 200DXです。一度使っただけで、もうこれ無しで以前の道具には戻れなくなりました。
以前から、いわゆる自炊（自分で書籍を分解しスキャンして電子書籍にすること）仲間の間で良い評判を聞いていましたが、私はやっと導入しました。
amazonで38880円（先月時点）でした。
感想はとても良いです。
もっと早く導入していれば良かったと思うくらいです。
一般的なコピー用紙200枚、18mm程度まで、本当に軽い力で裁断できます。
この名簿は厚さ8mmです。
一番最初に切ったものです。
レーザー光による裁断位置の確認機能があります。これも必要な機能です。
調子に乗って、様々なものを切ってみました。
余程厚いものでなければ、問題ありません。
切り取った書籍の背の部分です。
この程度の厚さはなんの問題もありません。
電子データにする意味は保管スペースの問題だけではなく、ＯＣＲをかけることにより、すべての文書が全文検索できるようになることがとても大きいです。
この裁断機とても気に入りました。あとは刃のメンテナンスと、交換時期の問題があります。これは使ってみないと分かりませんが。
さて私は、以前から常に活用する必要のあるデータは、このブログで何度も書いているようEvernoteに入れておいています。様々なテキストデータや画像と一緒に関連資料を入れて活用しています。
ただしここで気をつけなければならないのは、Evernoteをハードディスクのバックアップ保存やストレージ専用として利用するのはサポート対象外となっていることです。これ私も最近知りました。
以下はEvernoteのユーザーガイドラインです。
本来の使用法に合致しない、ハードディスクのバックアップ保存などには、Evernote を利用しないこと。 Evernote は、仕事効率化・生産性向上の為に設計・構成されており、いくつかの具体的な使用方法を想定しています。想定している具体的な使用方法は例えば、ノートの作成、Web ページのクリップ保存、画像の撮影および保存、タスク管理、共同作業やメッセージ交換、そして文書の共有など、現代社会での働き方の中核を成す行為や活動です（そしてこれらを、「本来の使用法」と呼びます）。Evernote は、クラウド型のバックアップ、ファイルの自動同期システム、またはストレージ専用のサービスとしては設計されていません（これらを「サポート対象外の使用法」と呼びます）。サポート対象外の使用法の例としては、ハードディスクの自動バックアップ、メディアライブラリの格納、メールやファイルの自動保存、または大量のファイルの保管のみを目的とした使用などが含まれます。これらの用途に本サービスを利用された場合には、ユーザ本人および他のユーザが体験する Evernote のサービス品質が著しく低下する可能性があります。ユーザが体験する Evernote のサービス品質は、みなさまが「本来の使用法」に従って Evernote を利用してくださることに依存しています。
Evernoteは最近プレミアム会員の容量制限を撤廃しました。ですから皆で容量制限無しでバックアップを始めたらサーバーが大変なことになるからでしょう。ですからクラウドにバックアップするだけなら別のサービスを選ぶことになります。
この点は気をつけましょう。
