１２月１３日の午前は、宮城県土地家屋調査士会の常任理事会で、午後は理事会で、その後忘年会が開催されました。
今回は協議事項が少ないので、報告事項に時間を多く割くことができました。
以前から申し上げているように、会議では報告事項を丁寧に伝えることが、とても重要です。
つまり、何故、制度政策が、法律が、日調連が、国民がこのようなことを言い出して、何故、宮城会の担当部がこのような判断をして、何故このような処理をしたかを、背景まで丁寧に解説することが報告事項なのです。
往々にして他の組織では、結果だけを羅列することを報告事項だと考えて、報告事項は読めば分かると軽く扱っているようですが、これは間違っていると思っています。
背景まで分からないと本当の意味が伝わりません。
表面の決定事項だけ読むから他の人の担当部所について何も分からないのです。
何故、宮城県土地家屋調査士会は協議事項が少なくなったのか、これは２年間報告事項に時間を割いて、お互いにあらゆる分野に共通理解を進めたからです。
２年前の報告事項は研修会のように解説していた覚えがあります。
ベースの共通理解があれば、何か事に当たるときの答えは、ほぼ一致するはずです。
ですから細かなことは協議する必要が無くなります。各部に一任できることが多くなります。そうなれば、協議する事項から報告する事項に位置づけが変わります。
もちろん丁寧に報告する必要はありますね。
それで会議もスピーディーになります。誰にでも答えが明白なことに議論する必要がなくなるからです。分かりきった内容をだらだら会議していることは、誰にでも苦痛です。
その会議の後が忘年会でした。
忘年会とは「年内の苦労を忘れるために年末に行う宴会である」という定義だそうです。
今年は皆で東日本大震災という特別の苦労をしました。
この苦労は忘れたいけれど、決して忘れてはならない経験です。
次世代にも全国にも伝えるべき経験です。
でも「今日だけは忘れて楽しく飲みましょう」と言って、楽しい忘年会のひと時を過ごしました。
