私の名刺管理の方法は、以前このブログでも紹介したことがありますが、現在の考えかたを紹介します。
私は土地家屋調査士会の役員を長年やってきましたので、会議などで一度に何人もの初対面の方と挨拶をさせていただく機会が多いです。親しくご挨拶しながらも次回まで覚えておかないと失礼だと思いますが、なかなか難しいです。
研修会の講師の機会も結構ありますが、その場合は更に多くの方々と名刺交換します。一対何十人ですから、相手の方々は覚えてくださるかも知れませんが、私の方は大変です。
そこで私は１０年以上前から名刺交換時に写真を使っています。名刺交換の際に交換相手の顔写真も撮らせてくださいとお願いすることが多いです。名刺と顔写真をその場でスマホで撮影するのです。
この方法は多数の人と名刺交換をする際にはとても有効です。
名刺の次にその人の顔写真、名刺の次にその人の顔写真、を繰り返し撮影します。スマホは常に携帯していますので、忘れることがありません。そしてスマホで撮ると、日時と位置情報が一緒に記録されます。
帰ったらそれらを写真データのままコンピュータの一つのフォルダーに全部入れます。すると、何の分類もせずに名刺・顔写真、名刺・顔写真、が時系列で整理されます。
時系列で並べておけば、自分のスケジュールと対比させれば、いつ何のイベントで会った人かすぐに判明します。また逆にあの日に会った人ということでフォルダーを見れば、中途半端な名刺管理ソフトよりも簡単に名刺にたどり着きます。
なにしろ日付だけでなく、時分秒まで記録され、会った順番まで分かるので、当日の名刺交換の場面を思い出しやすくなります。
もちろん位置情報も記録されていますので、日時がわからなくても「鳥取市であった人」など場所だけで検索することもできます。
一日に３０人と名刺交換をすれば、後日に名刺を見ても誰か分からないことも多いでしょう。誰か分からない名刺には意味が無くなります。顔写真があれば、何を話した人か、どんな人か思い出しやすくなります。
私が名刺管理の基本を画像ファイルにしているのは、私が過去様々なデータベースソフトに何度も失望したことがあるからです。
ウィンドウズ以前から私は様々なデータベースソフトで名刺を管理してきましたが、そのソフトベンダーが潰れたり、ソフトベンダー側の都合でバージョンアップしなくなったりして、名刺のデータが使えなくなった経験があるからです。そのソフトを使うために汎用性のないファイル形式にしてしまい使えなくなったデータも多いです。
ですから、今後も無くなる可能性のない画像ファイルで管理することが一番安全だと考えています。
加えて、名刺は画像ファイルだけでなく、クラウドサービスのEvernoteとEightでも並行管理しています。
EvernoteもEightも画像をアップしておくだけで、ＯＣＲをかけて画像から氏名等をテキスト化してくれてますので、検索にヒットするようになります。
名刺に限らず、データを複数の方法（サービス）で管理することは、そのサービスの得意な方法でデータを検索できるというメリットがあります。探したいときは急ぐときです。検査手段が多い方が良いに決まっています。
また複数の手段を持っていると言うことは、何か不測の事態が起こっても、他のサービスは残るので、私のデータは必ず残るということになります。
スマホ内の名刺写真と顔写真は、スマホの容量が許す限り消しません。他の写真を消すことがあっても、名刺と顔の写真はできるだけ残します。常に持ち歩く携帯に入っているので、出先で助かることがあります。
さて、「顔写真を撮らせてくれって言うのは嫌がられませんか」と質問されたことがあります。
私もさすがに初めて会ったお客様すべての方に「写真を撮らせてください」とは、なかなか言えません。特に初対面の女性にはお願いしづらいです。その場面とその方の雰囲気を見てお願いしています。
まあ、今まで顔写真を撮らせてくださいとお願いするときには、「あなたを忘れたくないから」という思いで撮らせてもらうので、拒否された事はありませんが。
写真をお願いするチャンスがなかった人については基本的に名刺だけで管理をしますが、特に覚えておきたい人については、インターネットを検索します。有名な人はもちろん、SNSなどの時代ですからネット検索で結構顔写真が拾えます。
その場合の写真データは、名刺画像フォルダ内の時系列と位置情報の管理はできませんのが、Evernoteで管理します。
名刺と顔写真での管理はとても有効ですから、試してみてください。
